【電子帳簿保存法】取引書類の電子保存ガイド2024年最新版
電子帳簿保存法は、法人税・所得税を納める事業主が対象になっています。
適用範囲が広いため、ほとんど全ての法人と個人事業主が対象者です。
直近の税制改正では、受け渡しをデータでしている書類の電子保存が、2024年1月から義務となっています。
一方で、電子保存は義務ではなく任意となっている書類もあり、混同されている方が多いようです。
そこで当記事では、2024年1月から対応が義務となっている項目を明確にしながら、電子帳簿保存法の要点を解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、会計情報や取引書類をデータ保管する場合のルールを定めた法律です。
紙の書類を電子化することによって、保管コスト削減や業務効率アップなどのメリットを得られます。
一方で、データで受け渡しした書類については電子保存が義務化され、紙での保存が原則禁止となりました。電子保存する際には所定の要件をクリアせねばならず、手間と費用の負担が生じます。
電子帳簿保存法にはメリットがある一方で、対応が義務化された分野では負担増のデメリットが生じます。
法律で定められた内容をよく理解し、適切な対応策を検討することが必要です。
電子帳簿保存法の対象者
電子帳簿保存法が適用されるのは、所得税や法人税を納めている事業主です。
納税義務がない一部の公益法人を除き、ほとんど全ての法人と個人事業主が対象者となります。
資金や人手が不足している零細企業や、フリーランスの個人であっても適用されるため、法律で義務化されている内容を正しく理解し、ルールを守らなければなりません。
データの保存期間
保存したデータの保管期間は、法人か個人かによって異なります。
法人の場合は、税金の確定申告期限の翌日から7年間です。ただし会計帳簿に限っては10年間の保存が必要となります。
個人の場合は、税金の確定申告期限の翌日から7年間です。
いずれの場合も、保存期間は確定申告期限の翌日から起算する点にご注意ください。
対象となる書類等
電子帳簿保存法の対象書類は、大きく4つに分類できます。
- データで作成した会計帳簿
- データで作成し、紙で渡した取引関係書類
- 紙の書類
- 電子データで受け渡しした取引関係書類【義務】
それぞれ電子保存する際に満たすべき要件が違います。
ポイントは、電子保存の義務があるのは、電子データで受け渡しした取引書類だけだという点です。
会計帳簿と紙の書類は、紙で保管し続けていても問題ありません。
以下、それぞれの書類を電子保存する際の要件を解説します。
1.データ作成した会計帳簿の電子保存（任意）
会計帳簿とは、簡単に言えば会計ソフト内のデータのことです。
以前は会計帳簿を紙で保存する必要がありましたが、電子帳簿保存法により、電子データでの保存が可能となりました。
会計帳簿を電子保存するための主な要件：
- パソコン等でデータを出せる
- 会計ソフトのマニュアル類がある
- 取引日、金額、取引先で検索できる
- 税務署職員からのデータ提示の依頼に応じられる
会計帳簿の電子保存は義務ではなく任意ですが、特別な準備や届け出なしに始められます。
一般的なパソコン環境と会計ソフトで要件を満たせるので、会計帳簿は電子保存にするのがおすすめです。
2.データ作成して紙で渡した取引関係書類の電子保存（任意）
取引関係書類とは、請求書や領収証、納品書など、取引に関する情報を扱う書類を指します。
データで作成した取引関係書類を、紙に印刷して取引相手に渡している場合、要件を満たせば、控えは電子データのまま保存可能です。
データ作成した取引関係書類を電子保存するための主な要件：
- パソコン等でデータを出せる
- 操作マニュアル類がある
- 税務署職員からのデータ提示の依頼に応じられる
取引関係書類の電子保存は、義務ではなく任意です。必ずしも電子保存にする必要はありません。
しかし、満たすべき要件は比較的簡単で、紙での保管コストを削減できるので、電子保存がおすすめです。
3.紙で受け取った取引関係書類のスキャナ保存（任意）
取引相手から紙で受け取った取引関係書類（請求書や領収証、納品書など）は、要件を満たして電子保存すれば、原本の紙を廃棄できます。
電子化の方法はスキャナに限らず、スマートフォンのカメラでも可能です。
スキャナ保存の要件は、かなり厳しいです。
- 日付、金額、取引先名で検索できる
- 所定の入力期間内（最長2か月と7営業日）にスキャンする
- 保存日時や変更･削除の内容を確認できる
- 税務署職員からのデータ提示の依頼に応じられる
特に日付や金額での検索や、変更・削除に関する要件は、普段のデータ保存方法では満たせないことが通常です。そのため、スキャナ保存の制度に対応した文書保管システムを導入する必要が生じます。
スキャナ保存の制度は義務ではなく任意なので、紙のまま保管しても問題ありません。
システム費用も運用の手間もかかりますので、紙の書類を電子化した際の費用対効果をよく検討することがポイントとなります。
4.電子データで受け渡しした取引関係書類の電子保存【義務】
電子帳簿保存法の中で唯一、義務化されているのが、取引関係書類（請求書や領収証、納品書など）を電子データで受け渡しした場合の電子保存です。
2024年1月から電子保存が義務となり、紙での保存が原則禁止となりました。
さらに保存方法として満たすべき基準も定められているため、対応を検討しなければなりません。
電子取引データの定義
電子データで受け渡しする取引関係書類の定義は、非常に広範囲に及びます。
電子取引となるもの：
- メールの本文に記載した内容
- メール添付したデータ
- Web上でやりとりしたデータ
- USBメモリ等で受け渡ししたデータ
取引関係書類の具体例：
- 請求書
- 検収書
- 納品書
- 注文書
- 見積書
- 領収書
- 契約書
上記の通り、電子取引データの範囲は多岐に渡ります。受け取ったデータだけでなく、送ったデータも対象です。
特に企業では、様々な部門・担当者のパソコンやスマホ上で、毎日のように電子取引データが扱われています。
2024年1月からは紙での保存が認められなくなったうえ、パソコン内や共有フォルダにただデータを保存してあるだけでは、保存要件を満たせません。
どんな電子取引データがあるか調べ、電子帳簿保存法への対応を検討する必要があるので注意してください。
電子取引データの保存要件1：検索の要件
保存要件のうち、特に重要なのは「検索の要件」と「改ざん防止の要件」の2つです。
検索の要件は、下記いずれかを満たす必要があります。
- 日付と金額で範囲指定検索ができ、「日付・金額・取引先」を２つ組み合わせて検索できる
- 表計算ソフト等でデータの索引簿を作る
- ファイル名に「日付・金額・取引先」を入れて特定のフォルダに集約する
ただし、検索の要件には容認ルールがあります。税務署職員からのデータ・印刷書面の提示依頼に応じられ、かつ下記のいずれかに該当する場合は、検索要件が免除されます。
- 過去2年間の売上高が5,000万円以下である
- データを印刷して日付・取引先別に整理保管している
緩和ルールに該当しない場合、検索の要件を満たすためには、文書保管システムの導入や運用の手間が必要です。
費用も手間もかかる点が、電子帳簿保存法に対応する際の、最も重たい負担となります。
電子取引データの保存要件2：改ざん防止の要件
改ざん防止の要件は、下記いずれかを満たす必要があります。
- 受け取ったファイルにタイムスタンプをつける
- タイムスタンプがつけられたファイルを受け取る
- データの授受と保存を、変更や削除の履歴が残るシステムで行う
- データの授受と保存を、変更や削除できないシステムで行う
- 電子保存の事務処理規程を定める
改ざん防止の要件は、事務処理規程を用意して運用するだけで満たせるので、対応は比較的簡単です。
さらに事務処理規程の例が国税庁ホームページにあるので、有効活用すると良いでしょう。
→https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
電子取引データの保存要件を守れない場合は？
義務化されている電子取引データの電子保存は、検索に関する要件を満たすための、手間と費用の負担が課題です。
そのため、実際には保存義務に対応しきれない事業主が多いと予想されます。
しかし幸いなことに、電子取引データの電子保存義務については猶予措置が設けられています。
猶予措置の適用を受けるには、下記の両方を満たす必要があります。
- 税務署職員からのデータ・印刷書面の提示依頼に応じられる
- 電子取引データの保存要件を満たせない正当な理由がある
保存要件を満たせない理由の例：
- システム整備が間に合わない
- 費用をかけられない
- 人手を割けない
猶予措置に該当すれば、電子取引データの保存要件を全て満たせない場合でも、不適法とはならずに済みます。
ただし、「正当な理由」については、きちんと説明できるようにしておくと良いでしょう。
まとめ
当記事では、電子帳簿保存法について、2024年1月からの変更点を踏まえ、対応が義務となる項目と任意となる項目を整理して解説しました。
電子帳簿保存法は、ほぼ全ての法人と個人事業主が対象者となります。
ただし、会計帳簿や紙のスキャナ保存への対応は任意ですので、慌てる必要はありません。
電子帳簿保存法の中で、対応が唯一義務化されているのは、データで受け渡しした取引関係書類（電子取引データ）です。
電子取引データには、検索の要件が定められているので、ただデータ保存しただけでは電子帳簿保存法に対応できません。
しかし、幸いなことに猶予措置が定められており、保存要件を満たせない正当な理由がある場合は、保存要件の充足が免除されます。
まずは、どのような電子取引データがあるのか調べ、猶予措置の適用可否も考慮しながら、重要な書類から順に対応策を検討しましょう。
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[取材・編集 KROW編集部]
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