電子帳簿保存法の2022年改正内容について、最新情報を解説！一部内容は要件緩和もあり！

法人の経理担当者や個人事業主の皆さんが、インボイス制度と並び、ここ数年で最も注目している法改正といえば、2022年から施行された改正版の電子帳簿保存法です。多数の改正点があり、2024年1月には猶予期間が終わり、義務化される見込みです。

この記事では、電子帳簿保存法の改正内容について、最新(2023年7月時点)の情報とあわせて解説します。皆様の一助となれば幸いです。

電子帳簿保存法とは？用語の意味をおさらい

まずは電子帳簿保存法について、概略を解説します。

電子帳簿保存法の主旨

電子帳簿保存法、通称：電帳法は1998年に施行されました。それまで国税関係の書類は紙での保存が義務付けられていました。

しかし、電帳法の施行により、ペーパーレス化やコスト削減のため電子データでの保存が認められることになったのです。電帳法では、紙媒体のスキャン保管や、電子取引、電子帳簿の保存法などについて定められています。

電子取引とは？

電子取引とは、取引先、取引日、金額など取引情報の授受を、紙媒体以外のデータで行う取引のことです。

具体的には電子メールやダウンロードで受け取った請求書や領収書などのデータの他、決済データを利用したクラウドサービス、特定の取引でEDIシステムを利用する場合があげられます。

電帳法改正の目的

2020年以降のコロナ感染拡大に伴うテレワークの普及により、以前にもましてペーパーレス化の必要が高まった他、デジタル化により生産性の向上や、クラウド会計ソフトの利用推進を目的に、改正が行われました。

電帳法改正内容

次に電帳法の主な改正内容を解説します。

事前承認が不要になった

改正前の電帳法では、スキャナ保存や電子帳簿保存を希望する場合は、あらかじめ税務署に申請し、届け出なければなりませんでした。

しかし、今回の改正でこの事前申請が不要となりました。これにより、煩雑な手続きを行うことなく、準備が整い次第、企業の任意のタイミングで取り入れることが可能になったのです。

電子取引データの書面保存の廃止

これまで電子取引で授受したデータについては、紙に印刷して保管することも認められていました。今回の法改正で原則紙での保管が廃止されます。

このため、真実性の要件、可視性の要件といった特定の要件を満たした状態で、電子データとして保管しなければいけません。

ただし、特定の要件を満たした場合は紙での保存も引き続き認められます。例えば、資金面で会計ソフトの導入が難しいなどの場合は、簡易データでの保存も認められる予定です。

タイムスタンプ要件の緩和

取引情報の改ざんを防ぎ、その書類が正しいものであることを証明するため、書類にタイムスタンプを押しています。

このタイムスタンプについて、改正前には受領者の自署と、3営業日以内のスタンプ付与が必要とされていました。しかし今回の法改正で自署は不要とされ、スタンプ付与も2か月以内ならばよいことになりました。また訂正や削除ができないシステムや履歴が残るシステムを使用する場合、タイムスタンプそのものが不要とされます。

検索要件の緩和

紙の請求書をスキャナ保存する場合や、電子取引の請求書を電子保存する場合、その請求書を特定の項目で検索可能としなければいけません。

従来は、取引年月日や勘定科目、取引金額など、保存する帳簿・書類に応じた主要項目を検索要件として設定したうえで、「日付や金額を範囲指定して検索」「2つ以上の任意の項目を組み合わせる」などの条件が必要でした。

しかし、今回の改正により、検索要件が大きく緩和され、取引年月日、取引金額、取引先のみでもよいことになりました。

さらに基準期間(2期前)の売上高が5,000万円以下で、電子データのダウンロードの求めに応じられる場合、すべての検索要件が不要となります。

適正事務処理要件の廃止

これまでは書類のスキャナ保存に関して、一定の適正事務処理要件が定められていました。
具体的には不正を防止するため、社内規程を整備することや、相互けん制の他、定期的な検査などが必要でした。

この中でも特に、定期検査に備えるため、スキャンした書類の原本を一定期間残しておく必要がありました。今回の法改正で、この適正事務処理要件も廃止となります。

これにより、定期検査に必要だった原本が不要となり、受け取った書類は、スキャン後すぐに廃棄できるようになりました。

重加算税

今回の法改正では事業者にとって手続きの簡易化など有利となる面も多々ありますが、一方で罰則強化の側面もあります。

これまでも電帳法上の電子的な保存について、偽造や隠ぺいなどの不正が発覚した場合は罰則が設けられていました。

今回の法改正で、このペナルティが更に強化されたのです。もしも電子取引やスキャナ保存で、二重帳簿を作成したり、帳簿の隠匿破棄など、仮装隠蔽や改ざん等が確認された場合、重加算税が10％加重されます。

まとめ

以上、2022年の電子帳簿保存法改正について、その内容を列挙しました。

手続きのペーパーレス化や手続きにかかるコスト削減など、国にも事業者にもメリットとなる点がありますが、注意しないと思わぬペナルティを受ける可能性もあります。

制度をよく調べて、適切な対応の検討をおすすめします。

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[取材・編集　KROW編集部]