総務とはどの様な職種?資格は必要?複業との関係性は?就職・転職を考えている方必見の総務ガイド!

職種

総務とはどの様な職種?資格は必要?複業との関係性は?就職・転職を考えている方必見の総務ガイド!

総務と聞くと様々な業務を連想するかもしれません。その考えは正しく、総務の仕事は多岐に渡ります。この記事では、総務に必要な能力や資格の紹介をした上で、総務と複業の関係性について解説します!

総務とは?

総務とは、簡単にいうと会社を運営する上で必要な業務を幅広く行う事務職です。会社全体のことを一番理解しているため、他部署から頼られる、重要な役割を担っています。業務内容の例は以下の通りです。

  • 備品の発注・管理
  • オフィス等、施設の管理
  • 問い合わせ対応や受付業務
  • 会議用資料の作成
  • 契約書等、各種書類の作成
  • 資料・書類の管理
  • 株主総会の運営
  • 会社主催のイベントの企画・運営
  • 社内規定の整備
  • 福利厚生制度の整備
  • コンプライアンスチェック

など

以上は一例に過ぎませんが、様々な業務を行う職種だという事が分かります。基本的には、他部署が行わない事務仕事を引き受けるといったイメージです。場合によっては、広報・人事・法務・経理業務を行う例もあります。そのため、事務職ではありますが、社内外との円滑なコミュニケーションが必要となる職種です。また、様々な書類や資料を扱う職種なため、最低限のパソコンスキルは必須となります。幅広い業務を行うため、取得した資格を活かしやすい職業だと言えます。一つの業務に絞らず、様々な分野でスキルアップしたい方におすすめの職種です。

総務に役立つ資格

前述した通り、総務は取得した資格を活かしやすい職種です。総務になるために必ずしも資格が必要という訳ではありませんが、あなたが過去に取得した資格を活かすことで即戦力になるかもしれません。そこで、総務として業務を行う上で、持っていると役に立つ資格を5つ紹介します。

  • 日商簿記
    経理業務を行わない場合でも日商簿記の資格は大いに役立ちます。特に、総務では、備品や設備、施設の管理業務や、請求書や決算書の管理業務があるため、資産を管理するという意味で、日商簿記の知識があることはプラスに働くでしょう。
  • 衛生管理者
    労働環境の衛生面を管理するための資格です。衛生管理者は物理的な衛生面だけでなく、精神衛生や健康管理等の業務も求められます。ある程度の規模がある企業は、衛生管理者の設置が義務付けられています。そのため、総務部には欠かせない存在です。
  • 秘書検定
    ビジネスマナーが身に付く資格です。コミュニケーション能力が必要とされる総務では秘書検定で学んだスキルを実践的に使う場面が多いでしょう。特に、メールや電話での問い合わせ対応や、受付業務で役に立つ資格だと言えます。
  • マイクロソフト オフィス スペシャリスト
    略してMOSと呼ばれる資格で、どの程度パソコンのスキルがあるか可視化できる検定です。前述の通り、書類の作成・管理が必要な総務部では、ある程度のパソコンスキルは必須です。その中でも、よりスムーズにより良い資料作成とその管理体制を整えることができれば、総務として即戦力になるでしょう。
  • 社会保険労務士
    一般的に社労士と呼ばれる資格です。社会保険や年金など社会保障に関する業務を行う上で必要な資格です。また、ハラスメント等の労働に関する問題の対応も行います。労働者のサポートを行う業務の多い総務では、これらの知識を存分に活かせると言えるでしょう。

代表的な例を5つ挙げましたが、その他にもメンタルヘルス・マネジメントやビジネス・キャリア検定など、総務の業務に直接活かす事ができる資格はたくさんあります。総務への就職・転職を希望している方は、自分が取得した資格をどのように活かす事ができるか分析し、アピールすることをおすすめします。総務は業務内容が幅広いからこそ、特定の資格だけでなく幅広い能力が活かせる点が魅力の一つです。

総務と複業

複業には3つのパターンがあります。

  1. 企業と雇用契約を結び会社員として働きながら、フリーランスで別業務を行う 
  2. フリーランスで複数の業務を行う
  3. 複数の企業と雇用契約を結び、会社員として働く

総務として働きながら、複業を行いたい場合は“1.企業と雇用契約を結び会社員として働きながら、フリーランスで別業務を行う”をおすすめします。なぜなら、総務の仕事は会社全体を管理する仕事であるため、業務委託という形で外部に業務を依頼するパターンが少ないからです。そのため、フリーランスとして総務の業務を請け負うことは難しいと言えます。また、総務は企業の様々な機密情報を管理する部署とも言えるので、情報管理という観点で見ると、他企業とダブル雇用契約を結ぶことは難しいと言えます。以上の理由から、1つの企業に所属して総務をしながら、空いた時間で別の業務をフリーランスとして行うというケースが一番現実的です。

逆に、総務として培った能力は他の仕事に大いに活かす事ができます。幅広い業務を行うことで得た経験と知識は新しく複業を始める上で強みになります。選択肢を狭める事なく、他分野で活躍できる能力を身につけられる点は、総務の特権です。すでに総務で働いている人は、今まで行なった業務でやりがいを感じたものに特化して複業を始めてもいいですし、業務で培った能力を別の職種に昇華してみるのもいいかもしれません。また、まずは企業に就職して力をつけてから、将来的に複業を行ないたい、フリーランスになりたいと考えている方もいるのではないでしょうか?その様な方は、就職する際に総務という選択肢を一度思案してみてください。総務の業務を行うことで企業の仕組みを理解し、それに伴うスキルを身につけることで、様々な可能性が広がるでしょう。

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[取材・編集 KROW編集部]

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